Los empleados pierden 600 horas al año buscando documentos en papel

Muchas situaciones del día a día en la oficina tienen que ver con documentos en papel: ¿Dónde está el contrato con la firma del cliente?, ¿Dónde he puesto el albarán?. A priori, parecen momentos comunes y sin importancia, pero la empresa TBS, expertos en 'Cloud Paperless', afirman que pueden acarrear serias consecuencias.

Según sus datos, los empleados pierden de media hasta un 35% de su jornada laboral gestionando procesos basados en papel, con la pérdida de productividad y eficiencia que ello supone. Se estima que en una empresa el total de horas laborales que se desperdician al año es de 600.

A día de hoy son todavía muchas las empresas que gestionan sus procesos de negocio más estratégicos de forma totalmente manual basándolos 100% en el papel, con lo que se mengua muchísimo la productividad de los trabajadores, apuntan desde TBS. La firma añade que las compañías no son conscientes de que una tarea como el papeleo, a primera vista común, puede repercutir seriamente en las cuentas de resultados de la empresa.

En los procesos basados en la gestión documental es importante destacar que los costes anuales relacionados con el papel representan entre un 8% y un 16% de los ingresos totales de una compañía. Además, hay acciones que, al realizar la gestión documental manualmente, se repiten de forma inconsciente porque no existe una automatización de los procesos. Por ejemplo, un documento se copia hasta 20 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 35 y 420 euros.

Según estudios realizados por Gartner Group la reducción de costes que se produciría en una organización que disponga de sus procesos de documentales automatizados asciende entre el 65% y el 80% de ahorro. La digitalización de documentos permite además ahorrar espacio en el archivo de históricos, reducir las tareas basadas en el papeleo y el coste ambiental correspondiente.