Cuando «no tengo tiempo» se convierte en norma

Escuchar expresiones como «no tengo tiempo» o «me faltan horas» suponen una rutina para millones de españoles pero ¿aprovechamos el tiempo? Técnicos y expertos insisten en la importancia de gestionarlo de manera correcta al representar uno de los principales activos del ser humano. Una buena o mala gestión del mismo nos acerca o aleja de nuestros objetivos. Consumir en exceso la televisión, utilizar Whatsapp repetidamente, realizar desplazamientos innecesarios o numerosas micropausas en el trabajo pueden repercutir en nuestro crecimiento profesional.

Según la multinacional Steelcase las distracciones e interrupciones constantes suponen un coste en tiempo de hasta 86 minutos diarios (más de 7 horas semanales) de su estudio se desprende que los franceses, belgas y españoles son los que más dificultad tienen para concentrarse siendo más proclives a una mala gestión del tiempo. Tan solo un 10% de los españoles considera que es eficaz en la gestión del tiempo cifra muy por debajo del 19% de los alemanes. Por su parte empresas como Workmeter especializadas en la medición de la eficacia señalan que los españoles pierden hasta el 30% del tiempo que dedican a trabajar cada día.

Internet se consolida como otro de los grandes medios distractores, según la consultora Mikroscopia (especializada en analizar microtendencias y hábitos de vida) el 38% de los usuarios cree que Internet le hace perder el tiempo y el 50% asegura que necesita desconectar de la red. La consultora Reputation Leaders también es clara al respecto, según su estudio el desplazamiento hasta el puesto de trabajo y cocinar son las actividades que más tiempo «hacen perder» a los consumidores. El teléfono móvil y el Whatsapp se han erigido como otras fuentes de malgasto, según una encuesta de Phone House el 42% de los usuarios de móvil no puede estar más de 60 minutos sin chequear su Whatsapp y un 32% no puede evitar consultarlo al menos una vez cada 15 minutos. Entre las prácticas menos productivas destacan el envío de mensajes innecesarios, realizar llamadas repetidas o consultar el e-mail de manera obsesiva.

El fenómeno es cultural afirma Carlos Martínez, CEO de IMF Business School. Los españoles solemos utilizar el trabajo para establecer relaciones sociales, somos distraídos y poco concentrados si nos comparamos con el perfil medio europeo. Este experto ha elaborado un decálogo de consejos: elaborar listas de objetivos; no posponer las decisiones importantes; compartimentar el tiempo; aprender a decir que no; evitar ver en exceso la televisión y preparar una hoja con las gestiones y prioridades más importantes de la semana nos ayudarán a ser más eficaces.

Los españoles trabajan muchas horas

Puede que tanta distracción en el trabajo venga dado en gran medida por la gran cantidad de tiempo que nos pasamos en el puesto. No deja de ser curioso que los españoles trabajen 318 horas más que los Alemanes según de la OCDE en 2015 y que los griegos sean los que más tiempo se pasan en el trabajo de Europa. Por supuesto, y aunque se relacione mucho, el trabajar más horas no significa trabajar más, ni, por supuesto mejor. La relación entre la duración de la jornada laboral y la productividad parece más inversa que directa.

El 'presentismo laboral' es un mal muy arraigado en España. El hecho de estar en el lugar de trabajo no significa que se estén realizando tareas, sin embargo, parece que para la mayoría de los trabajadores y sus superiores es lo que más cuenta: parecer que trabajas aunque no sea así.

De hecho, existen estudios que afirman que trabajar menos tiempo significa trabajar mejor, más agusto y, por lo tanto, ser más productivos. Por ejemplo, una residencia de ancianos en Gotemburgo (Suecia) puso en marcha en 2015 un experimento controlado. Sus enfermeras trabajarían seis horas al día (en lugar de las ocho habituales) cobrando el mismo salario, según publica el Huffingtong Post. Los resultados han fueron bastante positivos: mayor productividad y menores bajas por enfermedad o depresión.

omo indica Eurostat (la oficina estadística de la Unión Europea), la productividad por hora de los españoles es de 107,1 puntos. Algo por encima de los 100 puntos de media de la UE, aunque lejos de los 124,8 puntos de Alemania o los 132,5 de Bélgica.

Muchos de estos datos tienen que ver con jornadas maratorianas. Un ejemplo tipo sería en de una persona que se levanta a las 7:00 a.m. para acudir a su puesto alrededor de las 8:00 a.m. y llega a su casa doce o trece horas más tarde.

Los expertos, que reconocen que las jornadas laborales no pueden ser igual en todas las profesiones sí que admiten que lo lógico para la mayoría sería entrar a trabajar a las 7:30 a. m. y salir alrededor de las 16:30h. o 17:00 h. con una pausa para comer de 30 o 60 minutos.

Algunos consejos para mejorar la eficiencia del tiempo

1.- Planifica la jornada

Todos necesitamos descansar y más si padecemos un exceso de trabajo. Lo mejor es parar a reflexionar durante unos minutos para organizar el tiempo que tenemos y las labores que quedan por realizar. Es bueno hacerlo por escrito o usar alguna herramienta como Evernote, por ejemplo.

Es habitual que aparezan nuevas tareas 'urgentes' que requieran replanificar lo ya establecido. Hay que tener en cuenta que no se puede postergar una tarea tan solo porque nos desagrade, sino porque realmente no es necesaria en ese momento.

2.- La esclavitud del correo electrónico

En el trabajo se peca de exceso de celo con los 'e-mails'. Salvo que la labor a desempeñar esté íntimamente ligada al proceso de correos electrónicos lo más eficaz es revisar la bandeja de entrada cada cierto tiempo y no cada vez que llega una nueva notificación.

3.- Planificar las tareas

No se trata solo de planificar 'lo que hay que hacer' cada día sino que cuando nos encontramos inmersos en un proyecto siempre es bueno pensar, a medio plazo, los hitos que nos marcamos y cuándo así como el principio y el fin del mismo.

4.- Toma notas

Por muy buena memoria que se tenga siempre llega un momento en el que el trabajo nos puede llegar a desbordar por eso siempre es bueno apuntar las tareas a realizar. Esto mismo se puede aplicar a otros factores como las relaciones con los clientes, horarios de reuniones, etc.