Seis consejos para crear tu archivo en casa

Taller sobre conservación de documentos en el Archivo Municipal de Valladolid /Álvaro Gómez
Taller sobre conservación de documentos en el Archivo Municipal de Valladolid / Álvaro Gómez

El Archivo Municipal de Valladolid da las pautas para organizar todos los papeles del hogar

ÁLVARO GÓMEZValladolid

Todo el mundo tiene cientos de papeles en casa sin saber qué son y con miedo a deshacerse de ellos por si fueran útiles. Por ello, el Archivo Municipal de Valladolid realizó un taller para crear nuestro propio archivo en casa mediante simples tareas de organización, digitalización y conservación. Una administración de los documentos que es económica y está al alcance de todos, pues para conseguirla solo hay que cumplir una serie de pasos:

1- Ver todo lo que tenemos y decidir que eliminar. La primera tarea consiste en identificar los documentos y prescindir de aquellos que ya no sirven, como por ejemplo facturas de hace 20 años o los papeles de una casa ya vendida. Conviene mantener aquellos documentos que sean garantía de derechos de alguna propiedad que todavía sea nuestra. Además, es útil establecer un límite de tiempo para deshacerse de las facturas, como por ejemplo uno o dos años.

2- Establecer una clasificación. Una vez que hayamos eliminado aquello que no sirve, lo siguiente es ordenar lo que es útil mediante una clasificación en función de nuestras necesidades. Por ejemplo, se pueden establecer categorías como la académica, los documentos propios de la vivienda, los de carácter sanitario, laboral o los del vehículo.

3- Ordenar cada tema. Una buena opción es establecer varias subdivisiones dentro de cada tema para saber dónde encontrar lo que estamos buscando. Lo normal es ordenar los documentos cronológicamente, de lo más antiguo a lo más nuevo.

4- Guardar en cajas. El uso de plásticos, gomas, materiales metálicos puede perjudicar los documentos, por lo que es mejor guardarlo en dobles hojas o carpetas simples y atarlas con cinta de algodón antes de meterlos en las cajas. De haber muchas, conviene crear un inventario.

5- Crear copias digitales. Ya sea mediante escáner, cámara compacta o de móvil, una buena medida es hacer copias digitales de los documentos físicos. Para ello, es recomendable utilizar luz natural y no flash a la hora de hacer las fotos y buscar una postura cómoda si se van a hacer varias copias. También es útil el uso de trípode.

6- Evitar la degradación de los documentos. Los materiales de mala calidad pueden deteriorar los documentos, por lo que es preferible asegurarse de usar aquellos libres de sustancias químicas que puedan corroer los archivos. Además, los valores perfectos de conservación son una temperatura de 18 a 20 grados, un nivel de luz de 50 lux y una humedad que ronde el 50% o 55%.

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